Sitzung durchführen

Sitzung starten

Die Sitzungsleitung setzt die Sitzung über den Phasen-Button auf laufend. Ab einer Stunde vor dem geplanten Beginn geht es auch direkt: Die Starten-Buttons an den TOPs (bzw. Sitzung starten oben) erscheinen dann schon in Planung und Vorbereitung – der erste gestartete TOP setzt die Sitzung auf laufend. Ab jetzt zeigt die Sitzungs-Seite oben den Live-Fortschritt: aktueller TOP, verstrichene Zeit und der Vergleich mit der geplanten Dauer.

TOPs steuern

TOP starten (Play-Symbol am TOP oder „Nächster TOP“ im Fortschrittsbalken) markiert den aktuellen Punkt – alle Teilnehmenden sehen live, wo die Sitzung steht.
TOP abschließen beendet den Punkt und hält die tatsächliche Dauer fest.
Punkte, die nicht mehr geschafft werden, lassen sich vertagen.

Pausen

Läuft ein TOP vom Typ Pause, zeigt er für alle direkt unter seiner Titelzeile einen großen Countdown bis zum Ende der Pause – zunächst nach der geplanten Dauer. Der Countdown ist immer sichtbar, auch wenn der TOP zugeklappt ist. Die Sitzungsleitung kann

die Empfehlung übernehmen: GeORG berechnet, wie lang die Pause sein darf, damit die Sitzung danach wieder im Zeitplan ist, oder
die Dauer der Pause per Schieberegler einstellen oder unter Weiter um eine Uhrzeit angeben (beides ist gekoppelt) und mit Festlegen übernehmen.

Der Countdown aller Teilnehmenden stellt sich innerhalb weniger Sekunden um. Ist die Zeit abgelaufen, zählt er rot weiter, bis der nächste TOP startet.

Protokoll schreiben

Die Schriftführung (und die Sitzungsleitung) schreibt das Protokoll direkt am jeweiligen TOP – Ansicht Protokoll anzeigen einschalten. Alles wird automatisch gespeichert. Tagesordnungspunkte vom Typ Protokoll darf die Schriftführung selbst bearbeiten und löschen; unterhalb eines solchen Punkts legt sie über das Kontextmenü (Protokoll-Unterpunkt hinzufügen) oder Strg+Shift+Enter eigene Protokoll-Unterpunkte an. Die Sitzungsleitung stellt dafür einen Protokoll-TOP auf oberster Ebene bereit. Ob andere Teilnehmende live mitlesen dürfen, steuert die Einstellung Wer hat Zugriff auf das Protokoll? in den Stammdaten.

Gleichzeitig kannst du deine persönlichen Notizen parallel einblenden und über die Tag-Badges am TOP jederzeit recherchieren, was zu einem Tag in früheren Sitzungen besprochen wurde – ohne die Sitzung zu verlassen.

Anwesenheit dokumentieren

Im Tab Teilnehmende hältst du fest:

Teilnahme-Status: stimmberechtigt, nicht stimmberechtigt, Gast, entschuldigt, abwesend
gekommen/gegangen-Zeiten für zeitweise Anwesenheit
Gäste ohne Personendatensatz (reine Dokumentation)
Notizen wie „ab TOP 3“ oder „Sitzungsleitung ab 20 Uhr“

Die Anwesenheitsliste erscheint später im Protokoll – ebenso die Anzahl je Teilnahme-Status aus dem Block unter der Liste. Sie wird automatisch aus allen Teilnehmenden ermittelt (auch den nicht namentlich aufgeführten); eine eingetragene Zahl überschreibt den Wert (z. B. „87 stimmberechtigt“ bei einer Mitgliederversammlung, deren Teilnehmende nicht einzeln erfasst sind). Leeres Feld = wieder automatisch. Standardmäßig steht die Zeile „Anwesenheit“ nur im Protokoll, wenn mindestens eine Zahl von Hand gesetzt wurde – die Sitzungseinstellung „Anwesenheitszahlen nur bei manueller Angabe“ (Stammdaten) schaltet auf „immer anzeigen“ um.

Aufgaben festhalten

Aus jedem TOP heraus legst du über das Kontextmenü Aufgaben an – mit Verantwortlichen und Fälligkeit. Offene und erledigte Aufgaben der Sitzung erscheinen im Protokoll-PDF; Erledigungs-Notizen machen den Stand in der Folgesitzung nachvollziehbar.

Sitzung beenden

Nach dem letzten TOP wechselt die Leitung die Phase auf in Nachbereitung – damit werden Endzeit und Sitzungsdauer festgehalten.